Организация конференции – ответственный процесс, к которому нужно подходить серьезно. Чтобы все прошло гладко, понадобится аренда конференц - зала, услуги кейтеринга, подготовка контента и проверка всех технических моментов. Цель может быть разная: поделиться опытом, сделать рекламу продукции, повысить уровень квалификации сотрудников. На подобных мероприятиях нередко заключаются деловые контракты и завязываются полезные знакомства.

С чего начинать подготовку

  

Прежде всего, необходимо составить чек – лист будущего мероприятия. Важно определиться, для кого будет проводиться работа: опишите и поделите на сегменты свою целевую аудиторию. Далее, проводятся такие действия:

  • определяется дата и время проведения;
  • подбирается место проведения. Площадка должна вмещать много людей, нужное освещение и парковку для авто;
  • составляется план конференции. Сюда входят пункты: «Спикеры», «Площадка» и прочее;
  • составляется смета расходов.

По каждому пункту нужно расписать задачи и разделить работу между ответственными. Важно также установить сроки проведения всех итогов и дедлайны. Серьезный вопрос – найти подходящие конференц – залы Киев. Стоит определиться по расходам: какую часть вы сможете оплатить самостоятельно, а остальное – за счет спонсоров. Необходимо создать максимально комфортную обстановку, продумать непредвиденные ситуации и организаторские моменты.

Тематика и спикеры на мероприятии

Спикеры продемонстрируют статус конференции, выведут ее на новый уровень, впереди конкурентов. Важно, чтобы разработкой контента занимались профессионалы, которые обладают высоким уровнем квалификации и компетентны в вопросе на 100%. Человек, выступающий перед численной аудиторией, должен обладать красноречием, опытом, квалификацией. Хороший спикер вовлекает ЦА в диалог и эмоционально и грамотно преподносит любую тему. Секрет идеального доклада: общая информация - 25%, обсуждения и комментарии – 25%, кейсы – 50%.

Когда участие спикеров обсуждено, определяется порядок выступления. Если участников с докладами много, их лучше сгруппировать и определить в разные потоки. Интересно будет добавить немного практики между теорией: это сделает конференцию более ценной в глазах слушателей, заинтересует ЦА. Необходимо предусмотреть перерыв на обед – публика сможет перекусить, обсудить и систематизировать полученные знания. Чтобы не было очереди и толпы, стоит заранее организовать фуршет: это удобно и выгодно.

При составлении плана мероприятия важно не забывать о балансе: гостям не должно быть скучно, они не должны устать от долгого ожидания спикеров. Программу нельзя затягивать: на все нужно отвести не более 5 – 6 часов, учитывая перерывы – это оптимальное время, чтобы усвоить всю информацию.

В тайминге лучше добавить время: слушатели могут задержаться в процессе регистрации, и мероприятие затянется. Совет: оставьте время для открытия программы, так гости соберутся к началу. Важно: задерживать начало можно не более, чем на 10 – 15 минут.

Вопрос продвижения

Здесь важно подключить маркетолога – нужно сделать рекламу грядущему мероприятию, завлечь слушателей и аудиторию. Идеально: воспользоваться рассылкой коммерческих предложений или дать рекламу в средства массовой информации. Необходимо комбинировать рекламные средства: объявить о «холодных звонках» или сделать скидку на раннюю регистрацию. Чтобы потенциальные спонсоры и клиента захотели попасть на вашу конференцию, нужно составить грамотный скрипт.

Эффективным будет создание страницы в социальных сетях, где будут выкладываться процесс подготовки и знакомить аудиторию со спикерами. Хорошо работает таргетинг: публикации, рекламные ролики. Приглашенные коучи могут записать ролик с обращением для гостей, которые распространяются в социальных сетях или на личных аккаунтах команды. Обязательно создается промостраница с общей полезной информацией, где указывается время, дата и место. Программа с таймингом выкладывается за 2 – 3 недели перед конференцией.

Кейтеринг на конференции

Зависимо от масштаба и длительности конференции, нужно продумать и вопрос перекусов. На помощь приходит кейтеринговая компания: специалисты предоставят вам холодные или горячие закуски, десерты, организуют фуршет или вовремя подадут ужин. Арендуя конференц – залы в Киеве и продумывая план мероприятия, стоит обсудить и формат кейтеринга. При этом учитывается цель и специфика проведения, сколько будет гостей, бюджет.

Важные нюансы и последние приготовления

Перед назначенной датой стоит проверить, все ли идет по плану, просмотреть смету и чек – лист. Важно собрать весь необходимый раздаточный материал партнеров и спонсоров – это укрепит вашу договоренность с нужными людьми. За 1 день до мероприятия декорируется зона ресепшн, проводятся последние приготовления площадки, раскладываются раздаточные материалы. Немаловажно установить пресс – волы и баннеры.

Проверить техническое оснащение зала – часто подводит именно техника: микрофоны, усилители звука, мониторы. Запаситесь переходниками и удлинителями, проверьте ноутбуки, заряд батареи. Могут пригодиться инструменты: шуруповерты, отвертки, скотч, ножницы и нитки. Важно обсудить нюансы с кураторами – вам должны рассказать, где находится место для курения, запасной выход, гардеробная. Еще один главный момент – предвидеть возможные неточности и непредвиденные ситуации, к примеру, болезнь спикера.

Чтобы избежать форс – мажоров, лучше договориться со специалистами, которые будут отвечать за исправность техники. Перед заказом зала лучше устроить прогон программы со звуком, послушать усилители, протестировать технику. Неплохо бы обеспечить бесплатное подключение к интернету. Лучше протестить сеть заранее – выдержит ли он нагрузку в день «Х». Стоит учесть, что качество сигнала ухудшается при большом скоплении людей. У гостей должна быть возможность зарядить гаджеты: подготовьте зону для этого. Типы зарядных устройств могут быть разными.